Cập nhật ngày 18/07
Để tổ chức một cuộc họp thành công thì vấn đề cốt lõi là phải có sự chuẩn bị chu đáo. Trong đó, việc chuẩn bị không gian nội thất phòng họp cũng là yếu tố gây ảnh hưởng và quyết định đến sự thành bại của một cuộc họp bất kỳ.
Hội họp là việc không thể thiếu tại các văn phòng làm việc. Cuộc họp diễn ra nhằm giải quyết những vấn đề mang tính quyết định đến sự hưng thịnh của doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để tổ chức cuộc họp có hiệu quả? Làm sao để cuộc họp diễn ra suôn sẻ, đạt được thành công như mong muốn và giải quyết được những vấn dề tồn động làm ảnh hưởng đến chất lượng kinh doanh của công ty? Đây là điều ai cũng quan tâm nhưng không phải ai cũng biết cách để làm được.
Cuộc họp thành công hay không phụ thuộc vào sự chu đáo trong quá trình chuẩn bị
Để tổ chức cuộc họp thành công, nhất định bạn không được bỏ qua những yếu tố sau:
Chuẩn bị chu đáo trước khi cuộc họp diễn ra
Để có một cuộc họp hiệu quả, bạn cần xác định rõ mục tiêu, tính chất của cuộc họp cụ thể là gì, các nhiệm vụ cần đạt được tỏng cuộc họp nhưu thế nào. Từ đó, bạn sẽ xác định được phương hướng và các công việc cần làm để chuẩn bị thật kỹ càng cho cuộc họp sắp tới. Chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp cho cuộc họp diễn ra đúng hướng, không làm mất thời gian của người tham gia họp mà lại đạt được hiệu quả cao.
Công tác chuẩn bị cho cuộc họp là vô cùng cần thiết. Về cơ bản, bạn cần chuẩn bị những nội dung sau:
– Sân khấu, maket có tên, chủ đề cuộc họp
– Nội dung, tài liệu của cuộc họp
– Các loại văn phòng phẩm cần thiết như: giấy, sổ, bút để ghi chép các nội dung công việc cần thiết
– Hệ thống trang thiết bị phục vụ cuộc họp như: máy tính, màn hình trình chiếu, máy chiếu…
– Chuẩn bị về âm thanh, ánh sáng: đây là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đén chất lượng cuộc họp. Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống âm thanh, ánh sáng, thiết bị loa khuếch đại âm thanh xem có đảm bảo chất lượng không. Nhất là với những cuộc họp tại hội trường lớn thì lại càng phải chú ý đế yếu tố này.
Chuẩn bị về công tác hậu cần
Được hiểu là chuẩn bị về những vấn đề liên quan đến hậu cần như: Nước uống, đồ uống, bánh, hoa quả cho bữa ăn nhẹ lúc giờ giải lao.
Cùng với đó là chuẩn bị phòng họp chu đáo. Tính toán số lượng người tham gia họp để chuẩn bị số lượng bàn, ghế ngồi hợp lý. Nội thất phòng họp cũng đánh giá đến sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Có thể sử dụng dịch vụ thiết kế nội thất phòng họp hiện đại của Đức Khang để có được không gian phòng họp như ý muốn.
Tùy tính chất cuộc họp là lượng người tham gia cuộc họp mà bạn lựa chọn loại phòng họp có không gian như thế nào. Đôi khi cuộc họp của doanh nghiệp lại không diễn ra tại trụ sở và phòng họp của doanh nghiệp đó mà phải thuê địa điểm ở ngoài. Với trường hợp này thì bạn có quyền lựa chọn kiểu phòng họp phù hợp nhất với tính chất cuộc họp.
Nếu phải thuê không gian ngoài thì điều bạn cần quan tâm nhất chính là nội thất phòng họp phải đảm bảo đủ chỗ ngồi phục vụ người ngồi họp. Với những cuộc họp nội dung có phần thảo luận hay liên quan đến tài liệu thì cần trang bị đủ bọ cả bàn và ghế cho người ngồi họp.
Có thể nói, nội thất phòng họp cũng là yếu tố quyết định đến chất lượng và hiệu quả cuộc họp họp.
Chuẩn bị tốt về không gian và nội thất phòng họp để cuộc họp diễn ra thành công
Tham khảo thêm về Thiết kế nội thất phòng họp và 3 điều bạn cần tránh để không bị mắc những lỗi như vậy.
Thông báo và mời họp sớm
Nên gửi thư mời họp đến các thanh phần phải có mặt trong cuộc họp trước cuộc họp ít nhất 3 ngày. Kèm theo đó là gửi cùng với nội dung, tài liệu cuộc họp để họ nghiên cứu trước, đến cuộc họp mới nắm được nội dung và thảo luận đạt hiệu quả.
Phát huy vai trò của người tổ chức cuộc họp
Bên tổ chức cuộc họp thường là bên chủ trì, có người chủ trì, thư ký cuộc họp. Họ phải phát huy tốt vai trò người chủ trì dẫn dắt cuộc thì mới đạt dược hiệu quả của cuộc họp như ý muốn.
Đây là những vấn để diễn ra trong cuộc họp. Còn điều cốt lõi nhất vẫn là công tác chuẩn bị cuộc họp cần chu toàn, đầy đủ, đảm bảo mọi yếu tố đều phục vụ cuộc họp diễn ra thuận lợi nhất.
Nội dung bài viết được tổng hợp bởi noithatfami.biz.vn
