Cập nhật ngày 19/09
Công đoạn phân loại – sắp xếp – lưu trữ hồ sơ tài liệu tưởng chừng rất đơn giản nhưng không phải ai cũng làm được. Với các mẹo sau đây, Nội thất DKF sẽ giúp bạn biết cách sắp xếp giấy tờ, sổ sách vào tủ tài liệu một cách khoa học mà không mất nhiều thời gian.
Cách chọn tủ tài liệu
Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Hãy sử dụng tủ tài liệu, để quản lý một cách khoa học hơn nhé, dưới đây nội thất Đức Khang hướng dẫn bạn một số các để chọn tủ tài liệu nha.
Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: Hãy dùng những tủ hồ sơ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).
Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.
Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.
Cách sắp xếp và quản lý tủ hồ sơ
Phân loại hồ sơ
Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:
Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…
Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.
Sắp xếp hồ sơ
Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp tủ hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:
Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời – thống kê – thư từ – tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.
Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.
Ví dụ:
- Hồ sơ bình thường – hồ sơ mật – hồ sơ tối mật…
- Hồ sơ chưa giải quyết – hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm – hồ sơ đã giải quyết xong…
Lập danh mục hồ sơ
Danh mục tủ hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính
Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên: Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.
Lưu trữ tủ hồ sơ
Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.
Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt. Mời bạn tham khảo hơn 300+ mẫu tủ tài liệu DKF đẹp, tiện lợi dành cho văn phòng.
Gợi ý 3 mẫu tủ tài liệu DKF đẹp, tiện lợi
TU12NKD – Tủ sắt 2 khoang có ngăn kéo cao 1m2
Tủ sắt văn phòng TU12NKD được sơn tĩnh điện màu ghi, chắc chắn, thiết kế thành 2 khoang với khoang trên là ngăn kéo, khoang dưới cánh mở.
Kiểu dáng thiết kế và màu sắc: Tủ cao tầm trung, chia làm 2 khoang. Khoang trên là 2 ngăn kéo tay nắm âm. Khoang dưới thiết kế 2 cánh mở, tay nắm âm, có 2 đợt di động chia làm 3 tầng để đặt tài liệu, hồ sơ. TU12NKD được sơn màu trắng S26, tay nắm âm được sơn màu cam bắt mắt. TU12NKD dùng sắt sơn tĩnh điện chống mối mọt, ẩm mốc, dễ vệ sinh.
Tủ WCB-11 | Tủ gỗ DKF 3 ngăn, cánh lửng
WCB-11 của nội thất Đức Khang (DKF) sẽ là lựa chọn phù hợp khi bạn đang cần một mẫu tủ gỗ văn phòng dành cho không gian nhỏ nhưng vẫn đáp ứng được đầy đủ nhu cầu sử dụng.
Thiết kế nhỏ gọn nhưng đa chức năng. Mẫu tủ tài liệu WCB11 có thiết kế bao gồm 3 ngăn: Ngăn trên không cánh thích hợp cho việc đựng hồ sơ, tài liệu không cần bảo mật hoặc trưng bày vật phẩm trang trí. Ngăn dưới là tủ 2 cánh có kèm khóa bảo mật giúp lưu trữ tài liệu quan trọng kín đáo và an toàn hơn.
Tủ có chiều cao trung bình, kích thước nhỏ gọn, phù hợp với những không gian văn phòng nhỏ và vừa. Ngoài ra tủ còn có chân tăng chỉnh giúp người dùng có thể tùy chỉnh độ cao sao cho phù hợp (tăng giảm tối đa 20mm).
Toàn bộ tủ tài liệu được làm từ gỗ công nghiệp MFC nhập khẩu với nhiều ưu điểm: Chống thấm, chống ẩm mốc. Chống cong vênh. Chống trầy xước. Dễ dàng vệ sinh lau chùi. Luôn bền đẹp theo thời gian.
Tủ WCB-06 | Tủ gỗ DKF 3 buồng, 3 cánh kính
WCB-06 là mẫu tủ hồ sơ gỗ của nội thất Đức Khang (DKF) được thiết kế 3 buồng cánh kính theo phong cách hiện đại, màu sắc trang nhã, ngăn tủ lớn làm tăng thêm nhiều không gian lưu trữ tài liệu, sổ sách.
Tủ hồ sơ WCB-06 có chiều dài 1,2m, được thiết kế 3 buồng chia làm nhiều ngăn nhỏ tiện cho việc phân loại nhiều hồ sơ tài liệu. Phần trên là 3 cánh kính trong suốt, đóng mở êm ái, dễ dàng. Phần dưới chia thành những ngăn tủ nhỏ đa năng, có kèm khóa bảo mật, an toàn hơn khi lưu trữ tài liệu quan trọng.
Ngăn kính hiện đại, phần bản lề linh hoạt, tay nắm kim loại chắc chắn giúp dễ dàng đóng mở mà không gây ra tiếng ồn. Ngăn tủ gỗ kín đáo chắc chắn, có thể đựng được nhiều vật dụng quan trọng, và có trọng lượng nặng. Bề mặt tủ làm từ gỗ công nghiệp nhập khẩu cao cấp phủ thêm một lớp Melamine chống thấm, chống trầy xước hiệu quả.
Cánh kính thủy tinh cao cấp trong suốt, chống bụi, chống nứt vỡ khi thay đổi nhiệt độ, thời tiết. Tay nắm cửa, bản lề làm từ kim loại chống han gỉ, vận hành dễ dàng, trơn tru.
Chắc chắn rằng với những gợi ý của chúng tôi, các bạn đã có cho mình những bí quyết để có thể sắp xếp tài liệu một cách hợp lý rồi. Nếu có nhu cầu mua tủ tài liệu hoặc cần tư vấn kỹ lưỡng hơn về từng dòng sản phẩm tủ tài liệu thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin bên dưới nhé.
Công ty Cổ phần Nội Thất Đức Khang (DKF)
- Xưởng sản xuất: Xứ Ngõ Gỗ, thôn Sinh Liên, xã Bình Minh, Thanh Oai, Hà Nội
- Địa chỉ văn phòng: Số 46, Đường Linh Đàm, Khu đô thị Bắc Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội.
- Hotline: 0915 256 266 – 0967 276 668 – 0981 503 868
- Website: noithatduckhang.com
- Email: noithatduckhang@gmail.com
Xem thêm: Báo giá tủ gỗ đựng tài liệu Đức Khang – 12 tủ giá chỉ từ 600k
