Không gian làm việc gọn gàng, bài trí khoa học sẽ giúp bạn có thêm cảm hứng và thoải mái hơn khi làm việc… Tuy nhiên, nhiều người cảm thấy rất uể oải khi phải thu dọn “bãi chiến trường” bừa bộn, lý do bởi nhìn thôi cũng đã đủ “ngao ngán”. Với 5 bước đơn giản dưới đây, bạn sẽ có ngay một không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp “đúng chuẩn” mà không quá mệt mỏi. Hãy cùng tham khảo và áp dụng nhé.
1. Bắt buộc phải có tủ tài liệu
Mục đích chủ yếu của tủ tài liệu chính là để lưu trữ tài liệu, giúp cho văn phòng gọn gàng hơn. Nếu không có tủ tài liệu, bạn sẽ không thể có được không gian lưu trữ ngăn nắp. Tủ tài liệu hiện nay có rất nhiều loại phù hợp với nhu cầu từng không gian văn phòng: Tủ đựng hồ sơ thông thường, tủ file (với kích thước các file tài liệu theo tiêu chuẩn), tủ tài liệu với các ngăn có khóa (dùng để bảo mật những tài liệu quan trọng, tài sản có giá trị…), tủ tài liệu di động (có bánh xe di chuyển linh hoạt)… Bạn có thể dễ dàng chọn cho phòng làm việc của mình các sản phẩm với kích thước, màu sắc, kiểu dáng, chất liệu, giá cả phù hợp.
Tủ tài liệu sẽ giúp bạn:
– Bảo quản tài liệu ngăn nắp: Mỗi ngày văn phòng của bạn có bao nhiêu tài liệu làm việc, từng ngày sẽ chất ngất trong “núi” tài liệu. Vì thế rất cần tới tủ tài liệu để sắp xếp chúng vào vị trí ngăn nắp nhất. Nhờ vậy mà không gian văn phòng trở nên gọn gàng hơn, tinh thần làm việc tràn đầy hứng khởi hơn. Không những vậy, có nội thất này còn giúp cho văn phòng trở nên quyến rũ, lộng lẫy hơn.
– Quản lý tài liệu khoa học: Không chỉ có một tài liệu mà có hàng trăm giấy tờ khác nhau, theo những chủ đề khác nhau. Nếu bạn không muốn mất thời gian cho việc tìm kiếm thì hãy để tài liệu vào chiếc tủ hữu ích. Khi đi tìm, đảm bảo chỉ cần mất vài phút là có thể thấy tài liệu, và khi xong bạn sắp xếp chúng vào nơi cũ là được.
– Bảo quản an toàn: Một số tủ được thiết kế chống cháy, chống ẩm. Nhờ vậy mà tài liệu của bạn được bảo quản tốt nhất cho dù thời gian có lâu tới đâu. Chất liệu của tủ được làm bằng sắt thì lại càng bền hơn. Còn những tủ được làm bằng chất liệu gỗ thì có tính thẩm mỹ sang trọng, dễ kết hợp với những món đồ nội thất khác.
2. Dọn dẹp tất cả mọi thứ
Bạn cần dọn dẹp tất cả mọi thứ vốn có trên và dưới bàn làm việc văn phòng. Đầu tiên, lôi hết đồ từ trong ngăn kéo ra, lấy hết các tệp tài liệu từ trên tủ xuống. Việc này nên tiến hành thường xuyên bởi khi tài liệu quá nhiều, bạn sẽ không thể phân loại và cất giữ chúng một cách khoa học.
3. Tiến hành phân loại
Sau đó, phân loại chúng thành 3 phần: giữ lại, ném đi và đợi xử lý. Những vật thuộc vào “đợi xử lý” cứ để đấy đến sau này xem xét Đống tài liệu và đồ vật thuộc loại “giữ lại” phần thành: giấy rời, tệp tài liệu, đồ dùng và vật dụng cá nhân. Mỗi một loại đặt ở một góc riêng biệt trong ngăn kéo hoặc trên bàn, đừng quên vị trí đặt của chúng cần phù hợp với thói quen làm việc của bạn.
Tham khảo thêm: Biến tấu phong cách phòng làm việc cực đơn giản
4. Quyết định
Quyết định xem tài liệu nào quan trọng. Tìm trong đống “giữ lại” những vật cần sử dụng hàng ngày. Cần đảm bảo những vật này được đặt ở một nơi tiện lợi, dễ dàng lấy và cất giữ. Các đồ dùng như dao kéo, keo, thước đặt ở một ngăn kéo, đồ dùng cá nhân đặt ở ngăn kéo khác. Những vật không mấy khi dùng đến cất ở trong một chiếc hộp và đặt ở nơi ít tiếp xúc.
5. Sử dụng “năng lực sắp xếp”
Sử dụng những tệp tài liệu và ký hiệu màu để sắp xếp lại bàn làm việc văn phòng. Lúc này là lúc bạn cần giải quyết đống “đợi xử lý”, bởi vì trong khi bạn đang tạo ra những phân mục mới, hãy dùng năng lực phán đoán của bạn để phân loại đống đồ này.
Và cuối cùng, mỗi một ngày sau khi kết thúc công việc, nên có ý thức thu dọn bàn làm việc, đặt đồ ở đúng nơi vốn có. Theo thời gian, điều này sẽ trở thành thói quen của bạn, và quá trình thu dọn cũng dần được hoàn thiện để phục vụ nhu cầu của bạn.
