Tủ tài liệu là nơi lưu giữ những giấy tờ quan trọng trong suốt quá trình phát triển của đơn vị vì vậy cần lựa chọn loại tủ tài liệu phù hợp với diện tích không gian của văn phòng.
1. Tiêu chí lựa chọn tủ tài liệu
- Phù hợp với diện tích và không gian văn phòng
- Phù hợp với chức năng và đối tượng sử dụng.
- Phù hợp với nhu cầu và khối lượng hồ sơ, sổ sách cần lưu trữ
- Kiểu dáng đẹp, hài hòa trong không gian sắp đặt đáp ứng nhu cầu thẩm mỹ.
- Chất liệu bền đẹp, đặc biệt có khả năng chống thấm nước, chống mối mọt để đảm bảo an toàn cho hồ sơ khi lưu trữ bên trong.’
Xem ngay 400+ mẫu tủ hồ sơ của Nội thất Hòa Phát Pro để có được sự lựa chọn phù hợp nhất cho văn phòng của bạn.
2. Chọn tủ tài liệu theo chức năng văn phòng
Tủ tài liệu phòng giám đốc
Tủ tài liệu giám đốc cần nhất tính thẩm mỹ để tạo sự sang trọng và quyền uy cho không gian, diện tích tủ tài liệu không cần quá lớn vì sức chứa giấy tờ cho phòng giám đốc thực sự chưa cần nhiều.
Chất liệu tủ gỗ với màu sắc nhã nhặn, cùng tông với đồ nội thất được lựa chọn phổ biến cho tủ giám đốc. Cánh tủ thường được thiết kế với kính để dễ dàng tiếp cận tài liệu nhanh chóng khi cần, đồng thời cũng có thể lưu trữ những vật phẩm, cúp lưu niệm… cần được phô diễn.
Tủ tài liệu phòng tài chính – kế toán
Tủ tài liệu kế toán được xem là quan trọng bậc nhất bởi nơi đây lưu trữ những hóa đơn, sổ sách, chứng từ của công ty.
Tủ kế toán có thể được làm từ chất liệu gỗ hoặc sắt với các ngăn tủ được phân chia và có khóa chắc chắn. Mỗi ngăn được thiết kế đựng tài liệu, giấy tờ với kích thước phù hợp. Thông thường, những văn phòng có diện tích hẹp sẽ thiết kế các ngăn phân chia theo chiều dọc để tận dụng diện tích chiều cao, lấy khoảng không cho chiều rộng.
Tủ hồ sơ cho phòng nhân sự
Tủ tài liệu cho bộ phận nhân sự cũng đóng vai trò tương đối quan trọng. Nơi lưu trữ những giấy tờ, hồ sơ nhân viên, công văn đến, công văn đi… cũng cần được lựa chọn kiểu dáng, màu sắc, kích thước phù hợp để mang lại vẻ đẹp thẩm mỹ cho không gian văn phòng. Với những ngăn tủ chứa giấy tờ không cần độ bảo mật cao, có thể để cửa trống cho thao tác nhanh gọn, tiện dụng hoặc thiết kế cửa kính trong suốt cho vẻ đẹp thẩm mỹ.
3. Chọn tủ hồ sơ theo chất liệu
Tủ hồ sơ cho văn phòng có 2 chất liệu chính: gỗ, sắt.
Tủ sắt thường có độ bền hơn tủ gỗ, thích hợp sử dụng trong các môi trường làm việc có khí hậu khắc nghiệt nhưng ngược lại, sản phẩm tủ sắt không có sự đa dạng như tủ gỗ.
Khi chọn tủ bạn cần cân nhắc xem văn phòng của mình phù hợp với kiểu loại tủ nào về công việc và nhu cầu của người sử dụng.
Nếu bạn chưa hiểu rõ về tủ sắt, bạn có thể tìm hiểu ngay Các loại tủ sắt văn phòng.
4. Chọn tủ hồ sơ theo không gian văn phòng
Do văn phòng có nhiều loại, có phòng rộng, có phòng nhỏ, có phòng hẹp, có phòng không vuông vức. Vì vậy việc chọn kích thước tủ hồ sơ cũng cần phải căn cứ vào kích thước của nơi sẽ sử dụng.
Với không gian nhỏ hẹp bạn nên lựa chọn các mẫu tủ hồ sơ có kích thước nhỏ gọn, hoặc tủ treo tường, tủ hồ sơ thấp để góc để tiết kiệm diện tích tối đa.
Với không gian rộng lớn, bạn có thể thoải mái lựa chọn tủ hồ sơ với các kích thước khác nhau như tủ 3 buồng, 4 buồng, 5 buồng,…
Lựa chọn tủ đựng hồ sơ cần phải chú ý tới kích thước phù hợp với không gian phòng đồng thời đảm bảo đủ chỗ đựng hồ sơ, giấy tờ một cách tốt nhất. Nên chú ý độ sâu và chiều rộng của các ngăn tủ để phù hợp với các kẹp tài liệu để thuận tiện nhất trong công việc.
Nếu bạn là người mệnh Mộc, bạn có thể tham khảo thêm Người mệnh Mộc nên bố trí bàn làm việc như thế nào
